ทั้งนี้ ผู้ซื้อจะมอบหมายผู้แทนมาตรวจสอบข้าวในคลังสินค้ากลางเพื่อให้ได้ปริมาณและคุณภาพเป็นไปตามสัญญา ซึ่งข้าวในโกดังจะจัดเก็บในลักษณะบรรจุกระสอบตั้งเป็นกอง กองละประมาณ 2,000 ตัน ในแต่ละกระสอบจะมีน้ำหนักเนื้อข้าวรวมกระสอบประมาณ 100 กิโลกรัม เมื่อถึงกำหนดรับมอบ ผู้ซื้อจะจัดหารถบรรทุกมาขนย้ายข้าวจากโกดัง ซึ่งรถบรรทุก 1 คันสามารถขนได้ประมาณ 20 ตัน จึงจำเป็นต้องทยอยรับมอบ ไม่สามารถขนย้ายได้ในครั้งเดียว
"ในการรับมอบข้าวแต่ละครั้ง ผู้ซื้อจะชำระเงินค่าข้าวก่อนขนย้าย จากการทยอยรับมอบดังกล่าวทำให้อาจมีปริมาณสุดท้ายคงเหลือเป็นปริมาณไม่กี่ตันหรือเพียงไม่กี่กระสอบ ซึ่งในกรณีตามที่เป็นข่าวดังกล่าว ข้าวที่ขนย้ายไปแล้วมีจำนวนคงเหลือประมาณ 5 ตัน หรือประมาณ 50 กระสอบ ทำให้มีจำนวนเงินในการสั่งจ่ายเป็นเงินประมาณ 8 หมื่นบาท"เอกสารเผยแพร่ระบุ
กระทรวงพาณิชย์ ยืนยันว่า ขั้นตอนดังกล่าวเป็นไปตามหลักปฏิบัติในการรับมอบข้าวที่ได้ทำมาโดยตลอด ทั้งการซื้อขายแบบจีทูจี การขายเป็นการทั่วไป และการขายให้องค์กรหรือหน่วยงานของรัฐ