ในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้น องค์กรต่าง ๆ มองหาเทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนและลดข้อผิดพลาด หนึ่งในเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยมอย่างสูงก็คือระบบ RPA (Robotic Process Automation) หรือหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ที่ช่วยลดการทำงานซ้ำ ๆ ซึ่งมีส่วนช่วยให้การทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็วและช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ ดังนั้น ในบทความนี้ จะพาดูว่า 5 สายงานหลักในองค์กรที่สามารถนำระบบ RPA มาปรับใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเห็นผลจริงนั้น มีอะไรบ้าง
1. งานบัญชี (Accountable)เริ่มต้นที่แผนกแรกของในบริษัทอย่างงานฝ่ายบัญชี ซึ่งเป็นงานที่มักมีเอกสารและจำเป็นต้องคีย์ข้อมูลจำนวนมากอยู่เป็นประจำ ดังนั้น การนำระบบ RPA ที่สามารถเข้ามาช่วยงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ อย่างการป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ (Invoice) การวางบิล (Billing) การจัดทำรายการทางการเงิน ฯลฯ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการทำงานของพนักงาน ลดความผิดพลาดจากการทำงาน
2. งานทรัพยากรบุคคล (Human Resources)สำหรับงาน HR หรืองานทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานจำนวนมากนั้น ระบบ RPA จึงเหมาะสำหรับการนำมาใช้ในงาน เช่น การจัดการข้อมูลผู้สมัครงาน การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ (Onboarding) การประมวลผลข้อมูลเงินเดือนเบื้องต้น การจัดการข้อมูลการลาหยุด หรือแม้กระทั่งการคัดกรองเรซูเม่ตามเกณฑ์ที่กำหนด โดยการนำระบบ RPA เข้ามาใช้ก็จะช่วยให้ทีม HR มีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์และการดูแลพนักงานได้มากขึ้น
3. งานฝ่ายกฎหมาย (Compliance)การปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ (Compliance) เป็นเรื่องสำคัญยิ่ง ระบบ RPA สามารถช่วยในกระบวนการที่ต้องการความแม่นยำสูงและทำซ้ำ ๆ เช่น การตรวจสอบข้อมูลลูกค้า (KYC/CDD) การติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายหรือข้อบังคับ การสร้างรายงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การตรวจสอบเอกสารสัญญาเบื้องต้นเพื่อดึงข้อมูลสำคัญ ซึ่งระบบ RPA ก็จะเข้ามาใช้ช่วยลดความเสี่ยง เพิ่มความโปร่งใสและสร้างความมั่นใจว่าองค์กรดำเนินงานตามมาตรฐาน
4. งานจัดซื้อ (Procurement)กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมักมีขั้นตอนยุ่งยากและจำเป็นต้องใช้เวลา เพราะฉะนั้นการนำระบบ RPA เข้ามาใช้ ก็จะช่วยให้เราสามารถทำงานได้ราบรื่นมากยิ่งขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisition) การเปรียบเทียบราคาซัพพลายเออร์ตามเงื่อนไข การออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order) การติดตามสถานะการจัดส่ง การตรวจสอบและบันทึกใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ โดยจะช่วยช่วยลดขั้นตอน ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น
5. งานบริการลูกค้า (Customer Service)การตอบลูกค้าอย่างรวดเร็วและแม่นยำคือหัวใจของการบริการที่ดี ระบบ RPA สามารถช่วยลดภาระงานซ้ำ ๆ ของฝ่ายบริการลูกค้าได้ เช่น การตอบคำถามที่พบบ่อยผ่านแชทบอท อัปเดตข้อมูลลูกค้าในระบบ CRM รับเรื่องร้องเรียนเบื้องต้น ส่งต่อเคสไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงการเก็บรวบรวมความคิดเห็นจากลูกค้า เมื่อนำระบบ RPA เข้ามาช่วย ก็จะทำให้ลูกค้าจะได้รับบริการที่รวดเร็วขึ้น สร้าง Customer Experience ให้ลูกค้าประทับใจจนต้องกลับมาใช้บริการซ้ำได้อีกด้วย
ระบบ RPA เข้ามาช่วยในการทำงานได้อย่างไรบ้างจากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่า ระบบ RPA ไม่ได้จำกัดอยู่แค่แผนกใดแผนกหนึ่ง แต่สามารถประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย โดยหัวใจสำคัญคือการทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจน (Structured Data) และกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน มีขั้นตอนซ้ำ ๆ ซึ่ง ระบบ RPA จะเข้ามาทำหน้าที่แทนมนุษย์ในงานเหล่านั้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกและรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากความเหนื่อยล้าหรือการป้อนข้อมูลผิด เพิ่มประสิทธิภาพให้แก่พนักงาน มีเวลาไปทำงานที่ต้องใช้ทักษะ ความคิดสร้างสรรค์หรือการตัดสินใจที่ซับซ้อนมากขึ้น
สรุปบทความระบบ RPA อีกหนึ่งตัวช่วยที่ทำให้องค์กรสามารถทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะกับงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ในฝ่ายต่าง ๆ อาทิ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายจัดซื้อและงานบริการลูกค้า เพราะการนำระบบ RPA มาใช้นั้น ไม่เพียงแต่จะช่วยลดภาระงาน ลดต้นทุนและข้อผิดพลาด แต่ยังช่วยให้พนักงานมีเวลามุ่งเน้นกับงานที่ซับซ้อนและมีคุณค่ามากขึ้น โดยเฉพาะในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันสูง องค์กรที่เริ่มต้นใช้ RPA ก่อน ย่อมได้เปรียบในการปรับตัวและเติบโตอย่างยั่งยืน แล้วคุณจะเห็นความเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนได้ตั้งแต่วันนี้
