กรุงเทพฯ--24 ส.ค.--ดีซี คอนซัลแทนส์ฯ
งานเอกสารทุกรูปแบบถือเป็นปัจจัยสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจของทุกองค์กร ทว่ากระบวนการบริหารจัดการข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่ต้องพึ่งพาเอกสารและแรงงานคนเป็นหลักอย่างในปัจจุบันกลับมีประสิทธิภาพที่ลดลงสวนทางกับค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น ด้วยเหตุนี้จึงมีการพัฒนาซอฟแวร์ (Document Management System หรือ DMS) หรือระบบการจัดการเอกสารขึ้น เพื่อช่วยในการจัดการงานเอกสารแบบครบวงจร เพื่อตอบสนองความต้องการในแง่การลดต้นทุนทางธุรกิจ พัฒนาศักยภาพการบริการและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน อันนำไปสู่ผลกำไรที่เพิ่มขึ้นในที่สุด
ทว่าในปัจจุบัน ระบบจัดการเอกสารและสืบค้นอัจฉริยะยังถูกมองว่าเป็นเรื่องไกลตัว องค์กรต่างๆ ยังคิดว่ามีความยุ่งยากในการติดตั้งและไม่จำเป็น เพราะความเคยชินกับการทำงานในรูปแบบเดิมๆ มายาวนาน ซึ่งหากมองโลกในทุกวันนี้ การดำเนินชีวิตและการทำงานของผู้คนเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก ความสะดวก รวดเร็วและประหยัดเวลา กลายมาเป็นส่วนสำคัญในการเสริมสร้างระบบการทำงานของแต่ละองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่มีความทันสมัยและมีประสิทธิภาพสูง ดังนั้นทุกองค์กรไม่ว่าเล็ก กลาง ใหญ่ควรที่จะเริ่มให้ความสำคัญและหันมาจัดการปัญหาด้านเอกสารและการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบกันมากขึ้น เพื่อเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้แก่องค์กรของตน
วันนี้เรามาทำความรู้จักกับระบบ Document Management System หรือ DMS และหลักการทำงานและข้อดีของมันกันเลยดีกว่า DMS ทำงานอย่างไร
ระบบบริหารจัดการเอกสาร (DMS) ให้บริการดังนี้
• คลังเก็บเอกสารที่ง่ายต่อการค้นหา:
เอกสารแบบกระดาษจะถูกจัดเก็บในตู้เอกสาร ณ ส่วนงานจัดเก็บเอกสารกลางหรือในแผนกต่าง ๆ ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะทั่วไปของแต่ละผู้ใช้ ภายในเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง หรือผ่านบริการพื้นที่จัดเก็บที่เชื่อต่อระบบเครือข่าย DMS ที่มีคุณภาพจะระบุตำแหน่งเอกสารได้อย่างชัดเจน ให้คุณวางใจเรียกใช้ตามต้องการได้เสมอ
• ระบบจำแนกทุกประเภทเอกสาร:
ใช้ระบบคัดแยกประเภทเอกสารแบบง่าย ๆ ด้วยวิธีจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษในแฟ้มงานที่ติดป้ายบอกประเภทชัดเจนแล้วจัดเรียงในตู้เอกสาร นอกจากนี้ยังสร้างระบบ Disk Directories เก็บแฟ้มข้อมูลตามลำดับชั้น และระบบดัชนีเอกสารอีกด้วย ในขณะที่ระบบ Directories เอื้ออำนวยให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วฉับไว ระบบดัชนีจะสืบค้นเอกสารต่าง ๆ โดยผ่าน Search Engine นั่นเอง
• กฏเกณฑ์และตัวอย่างสำหรับจัดทำและรับรองเอกสาร:
ข้อบังคับต่าง ๆ และการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดว่าใครสามารถจัดทำและรับรองเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้ และยังเป็นการจัดระเบียบให้ผู้ใช้ได้ปฏิบัติตามอีกด้วย ส่วนตัวอย่างเอกสารจะกำหนดรูปแบบมาตรฐานของเอกสารแต่ละประเภท
• เครื่องมือกำหนดระบบหมุนเวียนเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ:
ยกตัวอย่างเช่น ด้วย DMS คุณสามารถกำหนดเส้นทางหมุนเวียนของแต่ละเอกสารได้ ทั้งเป็นเอกสารรอตรวจทาน รอความคิดเห็น และรอการอนุมัติ นอกจากนี้ ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติจะแจ้งให้ผู้รับผิดชอบทราบว่ามีเอกสารรอดำเนินการอีกด้วย
• เครื่องมือกำหนดนโยบายและข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดเก็บและกำจัดเอกสาร:
ด้วย DMS ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายและข้อกำหนดต่าง ๆ ในการจัดการเอกสารเก่าได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บเข้าคลังข้อมูลตามปกติหากมีแนวโน้มต้องใช้งานอีกในภายหลัง หรือเลือกกำจัดเมื่อสิ้นอายุการใช้งาน
• สิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อการเรียกใช้เอกสารที่รวดเร็วฉับไว:
ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจะได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับคลังเอกสารและระบบจำแนกเอกสาร นอกจากนี้ยังสามารถใช้งาน Quick Reference ได้ในส่วนงานจัดเก็บเอกสารและใน Workstations ซึ่งจะมีประโยชน์มากสำหรับผู้ใช้ให้ได้ทราบว่าจะสืบค้นเอกสารที่ต้องการได้จากที่ไหนและอย่างไร ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือค้นหายังร่นเวลาการสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือเอกสารประเภทนั้น ๆ
• ระเบียบปฏิบัติในการรักษาความปลอดภัยและเครื่องอำนวยความสะดวกเพื่อป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต และรับรองความปลอดภัยทางกายภาพของเอกสาร:
เรารักษาความปลอดภัยเอกสารแบบกระดาษด้วยการล็อกกุญแจโดยผู้รับผิดชอบ แต่ใครจะรับประกันได้ว่าจะมีแต่ผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการปกป้องผ่านระบบจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงและโดยการเข้ารหัสสำหรับเอกสารแบบกระดาษ การรับรองความปลอดภัยทางกายภาพของเอกสารทำได้โดยผ่านมาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น ระบบสัญญาณแจ้งเหตุเพลิงไหม้ หน้าต่างติดเหล็กดัด กล้องวงจรปิด เป็นต้น ส่วนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นอาศัยการสำรองข้อมูลเป็นประจำและการจัดเก็บข้อมูลแบบแยกบริเวณ
ประโยชน์ที่ได้จากการใช้ระบบจัดการเอกสาร DMS มีดังนี้
• เรียกใช้เอกสารทันใจ: เอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บเพื่อให้สะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการประชุม งานวิจัย เอกสารทางกฏหมาย หรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การค้นหาเอกสารบางอย่างจากเอกสารธุรกิจจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากหรือแทบเป็นไปไม่ได้เลย เว้นแต่คุณจะมี DMS ที่มีประสิทธิภาพ การเรียกใช้เอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็วจึงเป็นเป้าหมายสำคัญของการติดตั้ง DMS
• ควบคุมเวอร์ชันเอกสารได้: เมื่อต้องมีการจัดเก็บเอกสารในแต่ละเวอร์ชัน (เช่นในกรณีของเอกสารระบุคุณลักษณะผลิตภัณฑ์) เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องแสดงให้เห็นชัดเจนว่าเอกสารใดได้รับการปรับปรุงแก้ไขล่าสุด รวมถึงมีบันทึกการปรับปรุงแก้ไขที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งด้วย ระบบ DMS ที่ดีจะทำให้การระบุเวอร์ชันเอกสารไม่เป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป
• พัฒนาระบบหมุนเวียนเอกสาร: กระบวนการทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนเอกสาร จากบริษัทของคุณไปยังบริษัทคู่ค้า จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกในบริษัท และจากพนักงานไปยังพนักงานอีกคนในแผนกเดียวกัน ผู้ที่รับผิดชอบเอกสารต่างหน้าที่กัน (เช่น จัดทำ ตรวจทาน อนุมัติ และจัดส่ง) จำเป็นต้องอ้างอิงถึงเอกสารนั้นๆ จนกว่าการใช้งานจะเสร็จสมบูรณ์ การหมุนเวียนเอกสารที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพจึงเอื้อให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพสูง
• เพิ่มความปลอดภัยให้เอกสาร: การเก็บรักษาเอกสารกลายเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งยวดต่อมาตรฐานการประกอบการ เอกสารปกติมีทั้งที่เป็นความลับทางธุรกิจและข้อมูลลับเฉพาะอื่นๆ เช่น สูตรของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดส่วนบุคคลของพนักงาน หากผู้ไม่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ ก็อาจสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจหรือละเมิดกฎหมายได้ ด้วย DMS คุณจะแน่ใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับ นอกจากนี้ ต้องแน่ใจว่าเอกสารจะปลอดภัยจากภัยพิบัติอย่างอัคคีภัยและอุทกภัย DMS ที่มีประสิทธิภาพช่วยคุณกู้คืนเอกสารในกรณีเกิดภัยพิบัติได้อย่างง่ายดายกว่าที่เคย
• ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น: การบริหารจัดการเอกสารทางธุรกิจจำนวนมากมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่มากพอกันเสมอ เมื่อคุณใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษ คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายไปกับกระดาษ หมึกพิมพ์ แฟ้มงาน ตู้เก็บเอกสาร พนักงานจัดเก็บ และอื่นๆ แม้จะใช้งานระบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณก็ยังต้องใช้คอมพิวเตอร์ สื่อบันทึกข้อมูล และเจ้าหน้าที่ควบคุมดูแลระบบ ระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดีช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยตอบสนองทุกความต้องการด้านเอกสารอย่างรัดกุม
• เสริมศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจ: ด้วยการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ ลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ และป้องกันความเสียหายร้ายแรง DMS ช่วยเสริมสร้างศักยภาพทางธุรกิจของคุณอย่างเต็มกำลัง
จะเห็นได้ว่าประโยชน์ของการใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพนั้นมีมากมายเกินกว่าที่องค์กรจะมองข้ามไปได้ ซึ่งในบ้านเรามีผู้ประกอบการหลายรายที่ให้บริการระบบดังกล่าว และหนึ่งในผู้นำตลาดที่มีความโดดเด่นเห็นจะหนีไม่พ้น บริษัท ดิทโต้ (ประเทศไทย) จำกัด ผู้นำด้าน Smart Solution สนใจก็เชิญแวะชมเว็บไซต์ http://www.dittothailand.com/ddms/