ทุกวันนี้คงจะปฏิเสธไม่ได้แล้วว่า เทคโนโลยีดิจิทัลนั้นได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตมากขึ้น ทำให้การใช้ชีวิตและการทำงานในแต่ละวันแตกต่างไปจากที่เคย สำหรับบางคนแล้วการเปลี่ยนแปลงนี้อาจเป็นเรื่องดี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า ทุกคนจะสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และย่อมส่งผลกระทบต่อทุกคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องงาน แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพในโลกดิจิทัล วันนี้ Media Talk ขอแบ่งปันแนวคิดจากผู้ทรงคุณวุฒิ 4 ท่านในแวดวงวิชาการและธุรกิจ เพื่อให้การทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ผู้ทรงคุณวุฒิทั้ง 4 ท่านที่กล่าวถึงนี้ ได้แก่ รศ.ดร.สมภพ มานะรังสรรค์ อธิการบดีสถาบันการจัดการปัญญาภิวัฒน์ คุณนิวัฒน์ ชาตะวิทยากูล ครีเอทีฟไดเร็คเตอร์ บริษัท แบรนด์เบเกอร์ จำกัด คุณกิติกร นงค์สวัสดิ์ ผู้อำนวยการกลุ่มธุรกิจบริการและการจัดการระบบเอกสารภายในองค์กร บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด และคุณจักรกฤษณ์ ณพคุณ บรรณาธิการบริหาร นิตยสารอีเวิลด์แม็กกาซีน ซึ่งล้วนให้เกียรติเข้ามาแบ่งปันมุมมองใหม่ๆในงาน “DocuWorld 2016" ที่บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) ได้จัดขึ้นเพื่อเป็นเวทีต้อนรับผู้ที่มีความสนใจในเรื่องนี้
*อธิการบดีปัญญาภิวัฒน์ เสนอแนวคิด 5-5-7-11 พัฒนาทรัพยากรบุคคล เพื่อคว้าประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างเต็มที่
รศ.ดร.สมภพ มานะรังสรรค์ อธิการบดีสถาบันการจัดการปัญญาภิวัฒน์ เปิดเผยว่า แม้ว่าเทคโนโลยีดิจิทัลช่วยทุนแรงมนุษย์ได้เป็นอย่างมาก แต่หากบุคลากรในองค์กรพึ่งพาเทคโนโลยีเหล่านี้มากเกินไป ก็อาจทำให้ฝีมือและทักษะการทำงานจริงของตนเองลดน้อยลงได้ ดังนั้นการพัฒนาศักยภาพบุคลากรในบริษัทจึงมีความสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อยกระดับธุรกิจให้เติบโตไปพร้อมกับโลกดิจิทัล
รศ.ดร.สมภพ จึงได้เสนอแนวคิดบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลด้วย 4 ตัวเลขจำง่ายๆที่ต้องจำให้ขึ้นใจอย่าง 5-5-7-11
เริ่ม 5 แรกด้วย “5 เก่ง" ได้แก่ (1)เก่งงาน (2)เก่งเงิน (3)เก่งเทคโนโลยี (4)เก่งภาษา และ(5)เก่งคน อันเป็นคุณสมบัติที่บุคลากรทุกคนต้องมี
ส่วน 5 หลังคือ “5 ถึง" ได้แก่ (1)ตาถึง (2)มือถึง (3)บุญถึง (4)ทุนถึง และ (5)ใจถึง คุณสมบัติสำคัญที่หัวหน้างานต้องมี
ถัดมาคือทักษะยอดเยี่ยม “7 ข้อ" ในการปฏิบัติงาน ได้แก่ (1)ความสามารถในการตั้งโจทย์ (2)วิเคราะห์ (3)ลงมือทำ (4)รู้จังหวะลงมือ (5)จัดลำดับความสำคัญได้ (6)มอบหมายงานตรงตามความสามารถของลูกน้อง และ (7)รู้เป้าหมาย
ท้ายสุดคือคุณสมบัติอันพึงประสงค์ “11 ประการ" ได้แก่ (1)ความสามารถในการเปิดโอกาสให้เกิดการสื่อสาร (2)ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (3)ส่งเสริมมนุษยสัมพันธ์อันดี (4)ความรักในหน้าที่การงาน (5)หมั่นฝึกฝนทักษะให้ทันยุคสมัย (6)ปรับตัวและใช้นวัตกรรมอย่างมีประสิทธิภาพ (7)มีจรรยาบรรณในการทำงาน (8)มีวิสัยทัศน์กว้างไกลระดับโลก (9)มีความเป็นผู้ใหญ่สมวัย (10)รู้ภาษา เทคโนโลยี และบริหารจัดการเงินเป็น รวมถึง (11)ความสามารถในการเป็นผู้นำ
รศ.ดร.สมภพ ชี้ว่า หากธุรกิจใดมีคุณสมบัติตรงตามแนวคิด 5-5-7-11 แล้ว ย่อมสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืนในทุกยุคทุกสมัย
- Marketing Automation เทรนด์ล่ามาแรง สะเทือนแวดวงการตลาด
คุณนิวัฒน์ ชาตะวิทยากูล ครีเอทีฟไดเร็คเตอร์ บริษัท แบรนด์เบเกอร์ จำกัด ผู้คร่ำหวอดในวงการดิจิทัลมาร์เก็ตติ้ง เผยว่า ในปัจจุบันโลกของเรากำลังเปลี่ยนผ่านเข้าสู่ยุคดิจิทัล เป็นเหตุให้สื่อเข้าถึงผู้บริโภคมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นทางโทรทัศน์ วิทยุ ไปจนถึงสื่อออนไลน์ต่างๆกว่าร้อยช่องทาง จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่นักการตลาดยุคใหม่ต้องก้าวทันสื่อเหล่านี้ รวมไปถึงต้องรู้จักใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าของตน เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างตรงจุด
ดังนั้น "Marketing Automation" หรือ "การตลาดอัตโนมัติ" จึงถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับการทำงานดังกล่าว แพลตฟอร์มของ Marketing Automation จะช่วยวัดผลทางการตลาด โดยเริ่มจากการประเมินความคุ้มค่าของช่องทางการสื่อสาร จากนั้นจึงประมวลผล เก็บข้อมูลความชอบของลูกค้า และส่งอีเมลที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละคนเพื่อกระตุ้นความสนใจให้กลับมาซื้อสินค้าหรือใช้บริการที่ชื่นชอบ ส่งผลให้การตอบสนองระหว่างแบรนด์และลูกค้ามีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ปิดการขายได้เร็วขึ้น รายได้ของบริษัทจึงเพิ่มขึ้นตามมา โดยคุณนิวัฒน์แนะนำว่า ในการทำธุรกิจนั้นเวลาคือ “สิ่งสำคัญที่สุด ใครคว้าโอกาสได้เร็วกว่า คนนั้นคือผู้ชนะ"
ตัวอย่างบริษัทหนึ่งที่ประสบความสำเร็จจากการใช้ Marketing Automation คือบริษัทเปเปอร์สไตล์ ซึ่งให้บริการออกแบบการ์ดแต่งงานแก่บรรดาคู่รัก เปเปอร์สไตล์วิเคราะห์อย่างเฉียบขาดว่า กลุ่มลูกค้าไม่ได้มีเพียงคู่รักอย่างที่เคยเข้าใจ แต่ยังมีบรรดาญาติและเพื่อนบ่าวสาว ซึ่งเป็นกลุ่มคนที่มีอิทธิพลต่อการเลือกการ์ดแต่งงานมากที่สุดอีกกลุ่มหนึ่ง เปเปอร์สไตล์จึงนำระบบ Marketing Automation มารับมือกับลูกค้ากลุ่มนี้ ผ่านการส่งอีเมลไปกระตุ้นความสนใจของกลุ่มเป้าหมาย โดยทางบริษัทเปิดเผยว่า ระบบ Marketing Automation ช่วยให้ลูกค้าเปิดอีเมลอ่านเพิ่มขึ้น 244% ส่งผลให้รายได้ของบริษัทพุ่งขึ้นถึง 330% เลยทีเดียว
อย่างไรก็ตาม คุณนิวัฒน์ระบุว่า การเข้าใจลูกค้าคือรากฐานสำคัญในการทำการตลาดดิจิทัล เพราะพฤติกรรมของลูกค้าเปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลาจากเทคโนโลยีที่ถาโถมเข้ามาทุกวัน Marketing Automation เป็นระบบหนึ่งที่เข้ามามีส่วนช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ความคิดสร้างสรรค์และทักษะความเชี่ยวชาญของมนุษย์ยังคงเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้การทำการตลาดประสบความสำเร็จ ทั้งนี้ คุณนิวัฒน์ทิ้งท้ายว่า Marketing Automation ถึงจะแม้จะยังเป็นเรื่องใหม่สำหรับคนไทย แต่สำหรับอนาคตข้างหน้า ระบบนี้จะมาแรงอย่างแน่นอน ฉะนั้น งานนี้ใครลงมือก่อน ได้เปรียบ!
*การจัดการเอกสารในองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานยุคดิจิทัล
ในงาน DocuWorld 2016 นี้ยังมีการจัดเสวนาเกี่ยวกับ Digital Transformation หรือการเปลี่ยนองค์ประกอบและทรัพยากรภายในองค์กรให้อยู่ในระบบดิจิทัล นำโดยคุณกิติกร นงค์สวัสดิ์ ผู้อำนวยการกลุ่มธุรกิจบริการและการจัดการระบบเอกสารภายในองค์กร บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) และคุณจักกฤษณ์ นพคุณ บรรณาธิการบริหาร นิตยสาร อี เวิล์ดแม็กกาซีน
ในปัจจุบันผู้คนเริ่มหันมาพึ่งพาอุปกรณ์และระบบการทำงานในรูปแบบดิจิทัลมากขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและขีดการแข่งขันให้แก่องค์กร เนื่องจากอุปกรณ์และระบบการทำงานดิจิทัลเหล่านี้สามารถย่นระยะเวลาและขั้นตอนในการทำงานรวม ลดค่าใช้จ่ายในระยะยาวและประหยัดทั้งทรัพยากรสิ่งของและทรัพยากรบุคคล อย่างไรก็ตามสิ่งหนึ่งที่ถือเป็นความท้าทายของ Digital Transformation ได้แก่ งานประเภทเอกสาร เนื่องจากทรัพยากรที่จำเป็นที่สุดของงานประเภทนี้ได้แก่ "กระดาษ" ที่ไม่ใช่อุปกรณ์ดิจิทัล รวมถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องเช่นการลงนามหรือการแก้ไขเอกสารที่ยังเป็นที่นิยมในรูปแบบเขียนด้วยมือ ด้วยเหตุนี้จึงทำให้กระดาษถูกใช้อยู่เป็นจำนวนมากอย่างเกินความจำเป็น
คุณจักกฤษณ์จึงได้เสนอแนวความคิดเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานเอกสารมากขึ้นเพื่อให้งานประเภทนี้มีความเป็นดิจิทัลและลดการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็นดังนี้
1. Optimizing Print Assets คือ การใช้เทคโนโลยีที่สามารถทำได้หลายอย่าง มีหลายฟังก์ชั่น (Mulitifunctional) เพื่อทำให้การพิมพ์เอกสารมีความสะดวกรวดเร็วและใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเช่นการพิมพ์ทั้งสองหน้าหรือการพิมพ์จากอีเมลได้โดยตรง
2. Optimizing Print Usage คือ การทำความเข้าใจรูปแบบและวิธีการใช้อุปกรณ์ Multifunctional ของพนักงานในองค์กรว่าสามารถใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพหรือไม่และแก้ไขพฤติกรรมที่ทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างไม่จำเป็น เช่นการส่งเสริมการเรียนรู้การใช้อุปกรณ์ในทุกฟังก์ชั่นและการสนับสนุนให้พิมพ์กระดาษทั้งสองหน้าเป็นต้น
3. Optimizing Workflow คือ การปรับเปลี่ยนรูปแบบและขั้นตอนการทำงานขององค์กรให้ผ่านระบบดิจิทัลมากที่สุดเพื่อลดการเกิด "Bad Paper" หรือการพิมพ์เอกสารที่ไม่สำคัญและไม่จำเป็นเช่นการจัดเก็บและส่งเอกสารไปยังฝ่ายอื่นผ่านอีเมลแทนการสำเนาหรือพิมพ์
4. Digital Mailroom คือ การจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลผ่านการสแกนโดยการใช้เทคโนโลยีแทนแรงงานคน โดยเทคโนโลยีดังกล่าวได้แก่การสแกนแบบ OCD ที่ทำให้ระบบสามารถแยกแยะตัวอักษรได้แทนที่จะเป็นเพียงไฟล์ภาพเปล่าๆ ทำให้สามารถนำไฟล์เอกสารนี้ไปแก้ไข ประทับตราหรือลงชื่อได้ผ่านระบบรักษาความปลอดภัยจากองค์กรที่เชื่อถือได้ และที่สำคัญคือทำให้เอกสารไม่อยู่ในรูปแบบของกระดาษอีกต่อไป
ทั้งนี้ บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด ได้จัดงาน “DocuWorld 2016" ขึ้นภายใต้แนวคิด “Integrated Solutions for Your Success" วันที่ 26-27 พฤษภาคม 2559 ณ ศูนย์การประชุมแห่งชาติสิริกิติ เพื่อเป็นโอกาสให้ผู้ที่สนใจรับฟังแนวคิดใหม่ๆ สามารถเพิ่มศักยภาพการทำงาน และเตรียมความพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงตลาดในยุคดิจิทัล