การล้างข้อมูล/ทำลายข้อมูลด้วยวิธี Shredding เป็นหนึ่งในกระบวนการทำลายข้อมูลที่ปลอดภัยและถูกต้องมากที่สุดตามหลักมาตรฐานสากล และปฏิบัติตามพรบ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล PDPA และ GDPR อย่างถูกต้องเช่นกัน
ซึ่งหากคุณยังทำลายข้อมูลด้วยวิธีปกติที่ทำกันไม่ว่าจะเป็นการเจาะ เผา ทุบ นำเข้าไมโครเวฟ หรือการใช้รถเหยียบอยู่ก็ตาม เราอยากแนะนำให้คุณอ่านบทความนี้ เพราะการทำลายข้อมูลด้วยวิธีเหล่านั้นยังเป็นการทำลายข้อมูลที่ผิด และยังเป็นการสร้างขยะอิเล็กทรอนิกส์(E-waste) อีกด้วย
ก่อนหน้านี้เราได้มีเขียนบทความเกี่ยวกับการล้างข้อมูล/ทำลายข้อมูลอย่างถูกต้องทั้ง 3 วิธีไปแล้ว ตั้งแต่ Data Wiping(โปรแกรมลบไฟล์ถาวร) HDD Degaussing (ทำลายข้อมูลด้วยสนามแม่เหล็ก)
คราวนี้ถึงตาของ Shredding (การทำลายข้อมูลด้วยการบด) ซึ่งเป็นวิธีทำลายข้อมูลที่ได้รับความนิยมมากที่สุด
Data Shredding (การทำลายข้อมูลด้วยการบด) คืออะไร?
Shredding คือ การทำลายข้อมูลทางกายภาพโดยตรง ด้วยการนำฮาร์ดดิสก์หรือสื่อบรรจุข้อมูลอื่นๆไปทำลายในเครื่องบดทำลาย(Shredder) ซึ่งเศษซากหลังจากบดทำลายผ่านเครื่องแล้วต้องมีความเล็กละเอียดพอที่จะไม่สามารถนำกลับมาใช้งานได้อีก
ประเภทของสื่อบรรจุข้อมูลที่นำมา Shredding
อย่างที่เราได้พูดไปว่าการ shredding สามารถนำฮาร์ดดิสก์และสื่อบรรจุข้อมูลอื่นๆมาทำลายได้ แต่ด้วยสื่อจัดเก็บข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ กระดาษหรือสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ ไมโครฟิล์ม ตลอดจน CDs DVDs เทปสำรอง เทปเสียงและวิดีโอ หรือ แฟลชสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ เช่น แท็ปเล็ต มือถือ USB จึงต้องมีข้อกำหนดโดยเฉพาะในสื่อแต่ละประเภท เพื่อทำให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไม่สามารถถูกกู้ได้หลังจากนำไปทำลายแล้ว
1. Paper Shredding การทำลายข้อมูลกระดาษหรือสื่อสิ่งพิมพ์
หมายถึง เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือสื่อสิ่งพิมพ์อื่นๆ ซึ่งอาจรวมถึงจดหมายสัญญาหรืออีเมลที่พิมพ์ออกมา รวมถึงบันทึกการติดต่อที่เป็นลายลักษณ์อักษร แม้แต่ป้ายกำกับและข้อความทางโทรศัพท์
ซึ่งกำหนดให้ขนาดสำหรับกระดาษที่ทำลายออกมาแล้ว ต้องมีขนาด 5/8?xความยาวไม่จำกัด
2. Micro media Shredding การทำลายข้อมูลสื่อขนาดเล็ก
คือ ไมโครฟิชหรือไมโครฟิล์มที่เป็นสื่อที่ลดขนาดภาพหรือเอกสารให้มีขนาดเล็กมากลงไปอยู่บนแผ่นฟิล์ม จากนั้นจะใช้อุปกรณ์โดยเฉพาะเพื่อดูและพิมพ์ภาพก่อนที่จะนิยมเปลี่ยนมาใช้คอมพิวเตอร์กัน ซึ่งวิธีนี้ยังนิยมนำมาใช้เก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่อยู่
เนื่องจากข้อมูลขนาดใหญ่ที่เก็บอยู่ใน micro media สื่อที่มีขนาดเล็กแล้ว ขนาดของ micro media หลังจากนำไปทำลายด้วยการ shredding แล้วจะต้องมีขนาดที่เล็กลงมากถึง 1/8?x1/8?
3. HDD Shredding การทำลายข้อมูลคอมพิวเตอร์ฮาร์ดดิสก์
พบได้ทั่วไปในคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป ซึ่งสามารถทำลายข้อมูลด้วยการนำไป Shredding ได้ โดยไม่มีข้อกำหนดว่าทำลายออกมาแล้วต้องมีขนาดเล็กแค่ไหน เพียงแต่แผ่นโลหะ(Platter) ในฮาร์ดดิสก์ต้องถูกทำลายให้เล็กเพียงพอที่จะไม่สามารถหมุนได้เมื่อนำไปใส่ในเครื่อง
4. สื่อจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ใช่กระดาษหรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์
รวมถึงสื่อประเภทอื่น ๆ ที่ไม่อยู่ใน 3 ข้อแรกที่เราได้กล่าวไป มีอยู่ 3 ประเภทดังนี้
- Optical Media คือ สื่อที่ใช้เลเซอร์ในการเขียนและอ่านข้อมูล เช่น CDs DVDs
- Magnetic Media คือ สื่อที่เป็นรูปแบบของการใช้แม่เหล็กดึงดูดเพื่อพิมพ์ข้อมูล เช่น Floppy Disk หรือเทปแม่เหล็กที่ใช้สำรองข้อมูลเสียงหรือวิดีโอ
- Flash Media หรือเรียกอีกอย่างว่า Solid-State ที่ใช้ flash microchip ในการจัดเก็บข้อมูล เช่น แท็ปเล็ต โทรศัพท์มือถือ หรือ USB
ดังนั้น การทำลายข้อมูลแบบ Shredding เป็นวิธีที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย ซึ่งขนาดสื่อหลังจาก Shredding แล้วเหมือนกับคอมพิวเตอร์ฮาร์ดดิสก์ที่ไม่ได้มีข้อกำหนดว่าควรมีขนาดเล็กเท่าใด เพราะสื่อชนิดนี้ต้องถูกทำลายข้อมูลอย่างเหมาะสมเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูล
ตัวอย่างเช่น แผ่น CDs ที่ผ่านการ Shredding แล้วต้องไม่สามารถใช้งานได้เมื่อนำไปวางบนไดร์ฟซีดีของคอมพิวเตอร์
โดยปกติแล้วทางองค์กร และหน่วยงานต่างๆจะมีคู่มือการปฏิบัติงานและขั้นตอนที่ระบุวิธีการทำลายข้อมูลแต่ละประเภทอย่างถูกต้องที่ควรปฏิบัติตาม ยกเว้นคุณจะได้รับคำสั่งจากฝ่ายบริหารโดยตรงว่าให้ทำลายข้อมูลบนสื่อประเภทนั้นๆแบบใด
ข้อดีของการทำลายข้อมูลแบบ Shredding
การทำลายข้อมูลแบบ Shredding เป็นการทำลายข้อมูลทางกายภาพ ซึ่งหมายความว่า สื่อจัดเก็บข้อมูลถูกทำลายจริง ข้อมูลถูกกำจัด 100% แบบไม่สามารถกู้กลับมาใช้ได้อีกแน่นอน รวมถึงสื่อเหล่านั้นไม่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้อีก แต่จะถูกนำไปรีไซเคิลอย่างถูกวิธีและปลอดภัยต่อไป
การทำลายข้อมูลแบบ Shredding กับหน่วยงานระดับมืออาชีพ ดีอย่างไร?
การใช้บริการทำลายข้อมูลกับหน่วยงานที่เชื่อถือได้ ถือเป็นหัวใจสำคัญในการทำลายข้อมูลอยากถูกต้อง ปลอดภัย และได้มาตรฐานสากล รวมถึงปฏิบัติตามกฎหมายอย่างถูกต้องอีกด้วย
เพราะหน่วยงานทำลายข้อมูลระดับมืออาชีพจะดำเนินการทำลายข้อมูลโดย
- สามารถจัดเตรียมอุปกรณ์จัดเก็บสื่อบรรจุข้อมูลของคุณได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัยจากการงัดแงะ
- ขนส่งด้วยระบบที่ปลอดภัยเพื่อนำไปทำลาย
- ทำลายข้อมูลด้วยเครื่อง Shredder ระดับอุตสาหกรรม เพื่อให้เศษซากที่ทำลายแล้วได้มาตรฐานตามที่กำหนด
- มีเจ้าหน้าที่ที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดี ผ่านการตรวจสอบอย่างปลอดภัย
- มีใบรับรองการทำลายข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการยืนยันว่าข้อมูลถูกทำลายจริงตามาตรฐานสากล
สรุป
ทุกวันนี้เรามีปริมาณข้อมูลที่ต้องกำจัดทิ้งมากขึ้น พอๆกับปริมาณข้อมูลที่เราสร้างขึ้นในแต่ละวัน การเก็บสื่อบรรจุข้อมูลที่มีข้อมูลไม่ได้ใช้แล้ว ถือว่าเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูลมากที่สุด ข้อมูลบริษัท รายชื่อลูกค้าของคุณ หรือข้อมูลส่วนบุคคลต่างๆที่คุณอาจคิดว่าไม่มีใครสนใจอาจเกิดการรั่วไหล และสร้างผลเสียให้กับคุณและองค์กรของคุณได้
การทำลายข้อมูลแบบ Shredding จึงเป็นหนึ่งในทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณหากคุณต้องการกำจัดสื่อและข้อมูลเหล่านั้นทิ้ง
และถ้าคุณกำลังมองหาหน่วยงานที่ให้บริการทำลายข้อมูลระดับมืออาชีพ
Asia Data Destruction เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ได้รับรองมาตรฐานจากหน่วยงานระดับสากล เป็นที่หนึ่งด้านการทำลายข้อมูลที่ถูกต้องและปลอดภัยของประเทศไทยด้วยประสบการณ์กว่า 12 ปีในด้านการทำลายข้อมูลเฉพาะด้าน พร้อมด้วยเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพที่ได้ให้บริการลูกค้ามาแล้วกว่า 500 บริษัททั่วโลก ทำให้การกำจัดสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของคุณไม่เป็นเรื่องยากอีกต่อไป