กระแสในโลกธุรกิจทุกวันนี้ ต่างพูดถึงการปรับตัวและความยืดหยุ่นในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น อย่างมาก ซึ่งส่งผลให้ธุรกิจต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนได้เสมอ แต่การจะปรับระบบ IT ใน องค์กรนั้น เป็นเรื่องที่ท้าทาย และถือเป็นเรื่องที่สำคัญเพราะต้องพิจารณาตั้งแต่เรื่องโครงสร้างของระบบไปจนถึง การใช้งานของผู้ใช้งาน
คำว่า "คลาวด์เฟิร์ส" ดูจะเริ่มคุ้นเคยกันมากขึ้น แต่การจะนำระบบต่างๆ ย้าย ขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ จะต้องทำ อะไรบ้าง เทคโนโลยีคลาวด์จะช่วยให้การจัดการทรัพยากรดีขึ้น รวมถึงทำให้องค์กรมีศักยภาพในการยืดหยุ่นได้ดี ขึ้นจริงหรือไม่ มาดูเบื้องลึกขององค์กรใหญ่อย่าง "เอสซีจี ดีสทริบิวชั่น" ธุรกิจด้านการจัดจำหน่ายในเครือเอสซีจี ที่ได้ปรับระบบในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 ที่ผ่านมาว่าจะประสบความสำเร็จและต้องผ่านอุปสรรค อย่างไรบ้าง ?
ความท้าทายของก้าวแรกในภาคพื้นเอเชียตะวันออกเฉียงใต้
เครือเอสซีจี เริ่มธุรกิจจัดจำหน่ายโดยก่อตั้งเอสซีจี ดีสทริบิวชั่น ตั้งแต่พ.ศ. 2505 ปัจจุบันให้บริการครอบคลุมถึง การขนส่ง กระจายสินค้า และคลังสินค้า โดยในเดือนกันยายน 2562 ซึ่งเป็นช่วงก่อนโควิด-19 เพียงไม่กี่เดือน เอสซีจี ดีสทริบิวชั่นได้เริ่มอัปเกรดระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร (ระบบ ERP Enterprise Resource Planning) ซึ่งปัจจุบันเลือกใช้ระบบ SAP โดยตัดสินใจพัฒนาระบบใน SAP เวอร์ชันใหม่ นั้นคือ SAP S/4 HANA ที่สามารถรองรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน สามารถจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดีขึ้น โดยใช้เวลา 11 เดือนในการพัฒนาและย้ายระบบ SAP ไปบนคลาวด์ ถือเป็นกิจการด้านการจัดจำหน่ายแห่งแรกในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ที่จัดการย้ายระบบ SAP ที่ใหญ่และซับซ้อนในลักษณะนี้ไปบนกูเกิลคลาวด์ได้สำเร็จ
วิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ของการก้าวสู่ระบบคลาวด์
เอสซีจีประกอบด้วยธุรกิจ 3 ธุรกิจหลัก คือ ธุรกิจซีเมนต์และผลิตภัณฑ์ก่อสร้าง ธุรกิจเคมีภัณฑ์ และธุรกิจแพคเกจจิ้ง โดยเอสซีจี ดีสทริบิวชั่นอยู่ภายใต้ธุรกิจกลุ่มแรก ทำหน้าที่ขับเคลื่อนการจัดจำหน่ายและค้าปลีก ซีเมนต์และผลิตภัณฑ์ก่อสร้าง การอัปเกรดระบบจาก SAP ERP เดิมของเอสซีจี ดีสทริบิวชั่นมาพัฒนาบนระบบ SAP S/4 HANA ใหม่ของเอสซีจี ดีสทริบิวชั่น เป็นเรื่องที่มีความท้าทายอย่างมาก ซึ่งการออกแบบและนำ SAP S/4 HANA เข้ามาใช้นั้น ยังเกี่ยวข้องกับการเชื่อมโยงระบบงานของอีก 17 บริษัทย่อยภายในกลุ่มธุรกิจเอสซีจี เองที่เป็นบริษัทผู้ผลิตและขนส่งสินค้าซึ่งทำงานอยู่บนระบบ SAP ที่ต่างกัน นอกจากนี้ ยังมีระบบงานต่างๆที่ นอกเหนือจากระบบงาน SAP อีก รวมทั้งสิ้น 47 ระบบงานที่จะต้องทำงานเชื่อมโยงกับระบบงาน SAP S/4 HANA ใหม่ของเอสซีจี ดีสทริบิวชั่นให้ได้สำเร็จ ซึ่งนับว่ามีความซับซ้อนเป็นอย่างมาก
แองเจิล ลิม ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ไอทีวัน (Angel Lim, IT One CEO) เผยและเสริมว่า "นอกจากนี้ ยังมีโครงการอื่นๆ อีก 11 โครงการที่จำเป็นต้องดำเนินไปพร้อมกันกับการพัฒนาบนระบบ SAP S/4 HANA ใหม่ของเอสซีจี ดีสทริบิวชั่น และยังจะต้องทำงานเชื่อมโยงกับระบบงาน SAP S/4 HANA ใหม่ของเอสซีจี ดีสทริบิวชั่นให้ได้อีกด้วย ซึ่งจำเป็นต้องมีการวางแผนงานให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเอสซีจี ดีสทริ บิวชั่น เอง เป็นผู้จำหน่ายและกระจายสินค้าและบริการใน 2 ช่องทางด้วยกัน ได้แก่ การขายและกระจายสินค้า ผ่านตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับอนุญาต และการขายปลีกให้กับผู้บริโภคปลายทาง จึงจำเป็นต้องคำนึงถึงระบบงาน ที่รองรับช่องทางการทำธุรกรรมการขายเหล่านี้อีกด้วย"
การคัดเลือกพันธมิตรที่ดีที่สุด
การปรับระบบและโยกย้ายระบบที่มีขนาดใหญ่ จำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจากหลายฝ่ายทั้งภายในและ ภายนอกองค์กร ซึ่งเอสซีจีฯ ได้เลือกบริษัท ไอทีวัน จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทที่ให้บริการด้านไอทีโซลูชัน ที่เกิดจาก การร่วมทุนระหว่างเอสซีจีและเอคเซนเชอร์ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาชั้นนำระดับโลกเข้ามาสนับสนุน โดยไอทีวัน ทำ หน้าที่วิเคราะห์ ออกแบบ พัฒนาและโยกย้ายระบบที่ซับซ้อนนี้ให้กับเอสซีจี ดีสทริบิวชั่น โดยได้วิเคราะห์ ผลกระทบและออกแบบการเชื่อมโยงกับระบบงาน SAP ที่มีอยู่เดิมของกลุ่มธุรกิจต่างๆ มีการพัฒนาและ ทดสอบระบบร่วมกับผู้ใช้งาน วางแผนการติดตั้งและการนำระบบไปใช้งานจริง (deployment)
แพลตฟอร์มที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการ
ในการพิจารณาว่าจะนำ SAP S/4 HANA ไปไว้บนแพลตฟอร์มใดนั้น เอสซีจี ดีสทริบิวชั่นได้เลือกใช้กูเกิลคลาวด์ จากความมั่นใจในเสถียรภาพ ความยืดหยุ่นและระบบรักษาความปลอดภัยในเชิงลึก รวมถึงการได้รับบริการ สนับสนุนที่ดีจากกูเกิล
ดังนั้นจึงเกิดการทำงานร่วมกันระหว่าง เอสซีจี ดีสทริบิวชั่น กูเกิล เอคเซนเชอร์และไอทีวัน ในการวางรากฐาน โครงสร้างของระบบคลาวด์ การกำหนดค่าของเครือข่าย และการรักษาความปลอดภัยของระบบ ซึ่งการที่กูเกิล คลาวด์เป็นระบบโอเพนซอร์ซจึงเปิดโอกาสให้สามารถปรับปรุงหรือต่อยอดได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งระบบมีความ ปลอดภัยสูงขึ้นในขณะที่ต้นทุนค่าใช้จ่ายลดลง
ในช่วงเริ่มต้นของการพัฒนาระบบ คณะทำงานต้องเผชิญกับการแพร่ระบาดของโควิด-19 การตัดสินใจใช้ เทคโนโลยีคลาวด์จึงนับว่าเอื้อต่อการทำงานในสถานการณ์เช่นนั้นอย่างลงตัว สนับสนุนให้ทีมพัฒนาสามารถ ทำงานได้จากทุกสถานที่ นอกจากนี้ ทีมพัฒนาสามารถลดความซับซ้อนของการออกแบบการเชื่อมต่อระบบงาน ให้ง่ายขึ้น สามารถทำงานเชื่อมต่อกันได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้การเชื่อมต่อกับระบบงานย่อย 47 ระบบประสบ ผลสำเร็จ โดยใช้เวลาในการหยุดระบบเพื่อย้ายระบบไปยังคลาวด์และสามารถกลับมาใช้งานได้ภายใน 12 ชั่วโมง ซึ่งลดลงจากปกติที่ต้องใช้เวลามากถึง 24 ชั่วโมง สำหรับการย้ายระบบที่มีความซับซ้อนเช่นนี้
พร้อมแล้วสำหรับก้าวต่อไป ..
โครงการนี้ใช้เวลาเพียง 11 เดือน เริ่มตั้งแต่เดือนกันยายน 2562 ถึงสิงหาคม 2563 โดยได้รับผลตอบรับจาก ลูกค้าของเอสซีจี ดีสทริบิวชั่น ทั้งในเครือและนอกเครือกลุ่มเอสซีจีเป็นอย่างดี "ผลที่เห็นได้ชัดหลังจากนำระบบ SAP S/4 HANA มาใช้ คือ มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต้นทุนลดลง และให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น" แองเจิลเผย
"หากจะถามว่า ทำไมต้องคลาวด์ คิดว่าเส้นทางแห่งงานที่เป็นความท้าทายในครั้งนี้ เป็นอีกบทพิสูจน์หนึ่งที่แสดง ให้เห็นว่า การใช้คลาวด์วางแผน ทดสอบ โยกย้าย ปรับหรือลดขนาดแอปพลิเคชัน ไปจนถึงช่วยให้การทำงานของ ทีมงานมีความยืดหยุ่นในสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ช่วยให้งานสามารถดำเนินไปตามแผนงานที่ วางไว้ได้ ที่สำคัญคือ ช่วยให้การบริการลูกค้า เปิดโอกาสการต่อยอดเป็นนวัตกรรมและธุรกิจรูปแบบใหม่ได้อีก ที่สุดแล้วคือ จะช่วยตอบสนองได้ทันต่อความต้องการของธุรกิจในอนาคต การที่บริษัทไอทีวันและเอคเซนเชอร์ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการนี้ จึงเป็นอีกหนึ่งความท้าทายที่นำมาซึ่งความสำเร็จที่น่าภาคภูมิใจอย่างยิ่ง" แองเจิลกล่าวในตอนท้าย