ประกาศ เรื่อง แนวทางในการควบคุมการปฏิบัติงานในการเป็นนายหน้า ซื้อขายหลักทรัพย์และการค้าหลักทรัพย์ ที่มิใช่ตราสารแห่งหนี้ ที่ อธ. 21/2543 ___________________________________ เพื่อให้การปฏิบัติงานของบริษัทหลักทรัพย์ในการเป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ และการค้าหลักทรัพย์ ที่มิใช่ตราสารหนี้ มีมาตรฐานในระดับเดียวกัน สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์จึงกำหนดมาตรฐานเบื้องต้นเพื่อให้บริษัทหลักทรัพย์ใช้เป็น แนวทางในการควบคุมการปฏิบัติงานดังต่อไปนี้ ข้อ 1 ในประกาศนี้ "บริษัทหลักทรัพย์" หมายความว่า บริษัทที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบธุรกิจ หลักทรัพย์ประเภทการเป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ หรือการค้าหลักทรัพย์ ที่มิได้จำกัดเฉพาะ หลักทรัพย์อันเป็นตราสารแห่งหนี้ ข้อ 2 บริษัทหลักทรัพย์ควรจัดระบบการบริหารความเสี่ยงตามแนวทางต่อไปนี้(1) กำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติที่ชัดเจนในการมอบอำนาจให้แก่บุคคลที่จะกระทำการแทนบริษัท หรือการอนุมัติดำเนินการใดๆ ที่จะก่อให้เกิดภาระผูกพันแก่บริษัท โดยคำนึงถึงความเหมาะสมและระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ และระบุรายละเอียดของการมอบอำนาจหรือ การอนุมัติดำเนินการดังกล่าวไว้ให้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร รวมทั้งติดตามการปฏิบัติงานของบุคคลที่ได้รับมอบอำนาจว่าอยู่ภายในขอบเขตอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบหรือไม่(2) กำหนดเกณฑ์การพิจารณาอนุมัติ เพิ่ม หรือลดวงเงิน ของลูกค้าให้ชัดเจน และเหมาะสมกับความสามารถในการชำระหนี้ของลูกค้า และปรับปรุงข้อมูลของลูกค้าให้เป็นปัจจุบันและทบทวนวงเงินของลูกค้าแต่ละรายอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง(3) จัดให้มีคณะกรรมการที่ทำหน้าที่ดูแลการดำเนินงานในเรื่องที่มีความสำคัญ เช่น คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการพิจารณาวงเงิน คณะกรรมการพิจารณาการลงทุน เพื่อให้คณะกรรมการดังกล่าวช่วยกลั่นกรองและเสนอข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการดำเนินงานในเรื่อง ที่สำคัญ โดยให้รายงานตรงต่อคณะกรรมการบริหาร หรือคณะกรรมการบริษัทหลักทรัพย์ (4) ทบทวนระบบการบริหารความเสี่ยงที่กำหนดขึ้นให้เป็นปัจจุบันและทันต่อเหตุการณ์อยู่เสมอ ข้อ 3 บริษัทหลักทรัพย์ควรจัดระบบการจัดการข้อมูลตามแนวทางต่อไปนี้ (1) มีระบบที่ทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดการข้อมูลของบริษัทมีประสิทธิภาพ และสามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องและทันเหตุการณ์(2) มีระบบการรายงานข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการบริหารงานของบริษัท เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการดำเนินงาน ฐานะการเงิน ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการประกอบธุรกิจ ให้ผู้บริหารได้รับทราบ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการบริหารงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันต่อเหตุการณ์(3) มีระบบการเตือนภัยล่วงหน้าเกี่ยวกับการดำรงฐานะทางการเงินของบริษัท (early warning system) เพื่อให้บริษัทมีเวลาที่เพียงพอในการเตรียมการหรือดำเนินการใดๆ ในการจัดสรรเงินทุน หรือแก้ไขปัญหาการดำรงฐานะทางการเงินที่อาจจะเกิดขึ้นจากความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจ ข้อ 4 บริษัทหลักทรัพย์ควรจัดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลตามแนวทางต่อไปนี้ (1) มีระบบการจัดเก็บข้อมูล เอกสารหลักฐานและรายงานต่างๆ ให้มีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ และมีระบบสำรองข้อมูลและแผนฉุกเฉินในการกู้ข้อมูลที่จัดเก็บในสิ่งบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (2) กำหนดรหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บในสิ่งบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และจำกัดการทราบรหัสผ่านดังกล่าวเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้น (3) กำหนดระบบควบคุมการเบิกหรือใช้เอกสารแบบฟอร์มที่เกี่ยวกับการซื้อขาย หลักทรัพย์หรือการเบิกจ่ายเงิน เช่น เช็ค ใบยืนยันการซื้อขายหลักทรัพย์ ใบเสร็จรับเงิน และใบแสดงยอดทรัพย์สินของลูกค้าคงเหลือ เป็นต้น และเมื่อมีการยกเลิกแบบฟอร์มดังกล่าวควรมีการประทับตราแสดงการยกเลิกให้ชัดเจนด้วย (4) ไม่ให้พนักงาน ลูกค้าหรือบุคคลอื่นใดที่ไม่เกี่ยวข้อง เข้าไปในพื้นที่ที่ใช้ส่งคำสั่งซื้อขายหลักทรัพย์ ข้อ 5 บริษัทหลักทรัพย์ควรกำหนดจรรยาบรรณของพนักงานที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยจรรยาบรรณดังกล่าวควรรวมถึงการรับทรัพย์สินหรือประโยชน์ตอบแทนใดๆ จากลูกค้าหรือบุคคลอื่นของพนักงานอันเนื่องมาจากการปฏิบัติหน้าที่ด้วย ข้อ 6 บริษัทหลักทรัพย์ควรจัดระบบการกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงาน ตามแนวทางต่อไปนี้ (1) กำหนดแผนและวิธีปฏิบัติในการกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานของบริษัทให้ชัดเจน โดยควรให้ครอบคลุมถึงการดำเนินธุรกิจทั้งหมด และผ่านความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการบริหาร รวมทั้งให้รายงานผลการกำกับดูแลและตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการบริษัท คณะกรรมการบริหาร หรือคณะกรรมการอื่นที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัท(2) ปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานตามข้อสังเกตหรือประเด็นที่หน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติงานหรือหน่วยงานตรวจสอบภายในตรวจพบโดยทันที พร้อมทั้งติดตามการดำเนินการปรับปรุงแก้ไขดังกล่าว ประกาศ ณ วันที่ 11 ตุลาคม พ.ศ.2543 (นายประสงค์ วินัยแพทย์) รองเลขาธิการ รักษาการแทนเลขาธิการ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์-ยก-