4 เมษายน 2549เรียน ผู้จัดการ บริษัทหลักทรัพย์ที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบธุรกิจหลักทรัพย์ประเภทการจัดการกองทุนรวม/กองทุนส่วนบุคคลทุกบริษัท ผู้ดูแลผลประโยชน์ของกองทุนรวมทุกราย ผู้รับฝากทรัพย์สินของกองทุนส่วนบุคคลทุกราย นายกสมาคมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ นายกสมาคมบริษัทจัดการลงทุน ที่ น.(ว)7/2549 เรื่อง นำส่งสำเนาประกาศและซักซ้อมความเข้าใจ ด้วยสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ได้ออกประกาศจำนวน 2 ฉบับ ดังนี้ 1. ประกาศสำนักงาน ที่ สข./น. 4 /2549 เรื่อง ระบบงานเกี่ยวกับการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน ลงวันที่ 8 มีนาคม 2549 (“ประกาศที่ สข./น. 4 /2549”) 2. ประกาศสำนักงาน ที่ อข./น. 5 /2549 เรื่อง แนวปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน ลงวันที่ 8 มีนาคม 2549 (“ประกาศที่ อข./น. 5 /2549”) เพื่อให้ผู้ประกอบธุรกิจมีความเข้าใจที่ตรงกันและถือปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่ประกาศกำหนดได้อย่างถูกต้อง สำนักงานจึงขอซักซ้อมความเข้าใจเกี่ยวกับประเด็นในประกาศและวิธีปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง โดยมีรายละเอียดดังนี้ 1. ประกาศที่ สข./น. 4 /2549 สำนักงานได้ออกประกาศฉบับดังกล่าวเพื่อให้บริษัทหลักทรัพย์ที่ได้รับใบอนุญาตประกอบธุรกิจจัดการกองทุนรวมและกองทุนส่วนบุคคล (“บริษัท”) จัดให้มีระบบงานที่เพียงพอตลอดระยะเวลาในการประกอบธุรกิจ ซึ่งบริษัทต้องจัดให้มีระบบงานอย่างน้อย 4 องค์ประกอบ ดังนี้ (1) โครงสร้างของบริษัท - จัดโครงสร้างของบริษัทให้มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานอย่างชัดเจนซึ่งต้องสามารถป้องกันการทุจริตของเจ้าหน้าที่ ควบคุมดูแลให้ปฏิบัติตามกฎหมาย และส่งเสริมให้บริษัทจัดการลงทุนให้ผู้ลงทุนโดยแสดงให้เห็นว่ากระทำด้วยความซื่อสัตย์สุจริต ระมัดระวัง และคำนึงถึงประโยชน์ของกองทุนก่อนประโยชน์ของบริษัทจัดการ (2) ความพร้อมด้านบุคลากร - มีบุคลากรในปริมาณที่เพียงพอและเหมาะสมกับงานที่จะได้รับมอบหมาย มีระบบคัดเลือกและตรวจสอบบุคลากรก่อนรับเข้าปฏิบัติงาน มีคู่มือการปฏิบัติงานที่กำหนดให้บุคลากรรับทราบถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง มีการประเมินผลและพัฒนาบุคลากรรวมทั้งมีวิธีการติดตามและควบคุมการปฏิบัติงานและความประพฤติของบุคลากร (3) ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุน - จัดทำขั้นตอนและวิธีปฏิบัติที่ชัดเจนได้แก่ - ระบบการรับลูกค้าและการให้บริการลูกค้า โดยต้องมีหลักปฏิบัติในการทำความรู้จักและเข้าใจความต้องการลงทุนของลูกค้า เพื่อให้สามารถกำหนดนโยบายการลงทุนที่เหมาะสมกับผู้ลงทุน จัดให้มีบุคลากรที่รับผิดชอบในการติดต่อกับลูกค้า ให้คำแนะนำหรือข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุนในกองทุน มีหลักปฏิบัติในการรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุน และมีระบบรับข้อร้องเรียน - ระบบการจัดการลงทุน โดยต้องมีขั้นตอนและวิธีการดำเนินการก่อนการลงทุนและภายหลังการลงทุน ซึ่งบริษัทจัดการต้องจัดการลงทุนให้เป็นไปตามนโยบาย และวัตถุประสงค์ของการลงทุน - ระบบการปฏิบัติงานด้านงานสนับสนุน โดยกำหนดให้มีบุคลากรและหน่วยงานรับผิดชอบในงานสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งและจัดการกองทุน - ระบบการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน โดยจัดให้มีหน่วยงานที่มีความเป็นอิสระจากหน่วยงานอื่น ทำหน้าที่ในการตรวจสอบการปฏิบัติงานด้านการจัดการกองทุนให้เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งจัดทำแผนการตรวจสอบประจำปีและการรายงานผลการตรวจสอบไปยังคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการตรวจสอบ - ระบบการจัดทำและจัดเก็บเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการปฏิบัติงานด้านการจัดการกองทุนที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นระเบียบ ทั้งนี้ การจัดเก็บเอกสารดังกล่าวต้องไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่มีการทำรายการ หรือนับแต่วันที่ปิดบัญชีกรณีเป็นเอกสารที่แสดงความมีตัวตนของลูกค้า (4) ระบบการควบคุมภายใน - มีระบบควบคุมภายในที่ส่งเสริมให้มีการกำกับดูแลกิจการที่ดี โดยกำหนดเป้าหมายและภารกิจในการตรวจสอบภายในรวมทั้งการสอบทานอย่างเป็นระบบ ซึ่งเป็นไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายและภารกิจของบริษัท ทั้งนี้ การวางระบบควบคุมภายในต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูง 2. ประกาศที่ อข./น. 5 /2549 เนื่องจากรายละเอียดของประกาศที่ สข./น. 4 /2549 เป็นลักษณะ objective base สำนักงานจึงออกแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานเพิ่มเติมเพื่อให้บริษัทจัดการมีความชัดเจนในการปฏิบัติให้อยู่ในระดับมาตรฐานเดียวกันหรือแสดงได้ว่าสามารถปฏิบัติในระดับที่เทียบเท่ากัน โดยได้ชี้แจงรายละเอียดของระบบงานย่อยให้บริษัทจัดการถือปฏิบัติ ทั้งนี้ กรณีที่ระบบงานย่อยบางระบบได้มีประกาศกำหนดมีผลบังคับใช้แล้ว ให้บริษัทจัดการถือปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ดังกล่าว โดยรายชื่อประกาศที่เกี่ยวข้องกับระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน สรุปได้ตามตารางที่แนบมาด้วยนี้ อนึ่ง สำนักงานได้เผยแพร่ประกาศทั้ง 2 ฉบับไว้ในเว็บไซต์สำนักงานที่ www.sec.or.th / กองทุนรวม / กฎหมายและประกาศ / การจัดตั้งและจัดการกองทุนรวม หรือ การดำเนินงาน หรือ www.sec.or.th / กองทุนส่วนบุคคล / กฎหมายและประกาศ / การจัดการกองทุนส่วนบุคคล จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติ ขอแสดงความนับถือ (นางดวงมน จึงเสถียรทรัพย์) ผู้อำนวยการฝ่ายกำกับธุรกิจจัดการลงทุน เลขาธิการแทนสิ่งที่ส่งมาด้วย 1. สำเนาประกาศสำนักงาน ที่ สข./น. 4 /2549 เรื่อง ระบบงานเกี่ยวกับการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน ลงวันที่ 8 มีนาคม 2549 2. สำเนาประกาศสำนักงาน ที่ อข./น. 5 /2549 เรื่อง แนวปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน ลงวันที่ 8 มีนาคม 2549 3. ตารางสรุปรายชื่อของประกาศที่เกี่ยวข้องกับระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน ฝ่ายกำกับธุรกิจจัดการลงทุนโทร. 0-2695-9537