ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ อข./น. 5 /2549 เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน _________________________________ เพื่อให้บริษัทจัดการสามารถปฏิบัติตามประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ สข. /น. 4 /2549 เรื่อง ระบบงานเกี่ยวกับการประกอบธุรกิจจัดการกองทุน ลงวันที่ 8 มีนาคม พ.ศ. 2549 ได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีมาตรฐานในระดับเดียวกัน สำนักงานจึงได้วางแนวทางให้บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบงานเพื่อรับรองการจัดการกองทุนอย่างเหมาะสม โดยหากบริษัทจัดการจัดให้มีระบบงานตามแนวทางปฏิบัตินี้ สำนักงานจะถือว่าบริษัทจัดการได้จัดให้มีระบบงานที่เป็นไปตามประกาศข้างต้นแล้ว ทั้งนี้ บริษัทจัดการอาจดำเนินการในทางปฏิบัติอื่นที่แตกต่างจากแนวทางปฏิบัติฉบับนี้ได้ หากแสดงต่อสำนักงานได้ว่าแนวทางอื่นนั้นมีการจัดให้มีระบบงานที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพเพียงพอ ตลอดจนอยู่ในมาตรฐานที่ยอมรับได้ แนวทางปฏิบัติระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการลงทุนประกอบด้วยระบบงาน4 หมวด ดังต่อไปนี้ หมวดที่ 1 โครงสร้างองค์กร ประกอบด้วย 1.1 การแบ่งแยกหน่วยงานและหน้าที่ความรับผิดชอบ 1.2 บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูง หมวดที่ 2 ความพร้อมด้านบุคลากร หมวดที่ 3 ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุน ประกอบด้วย 3.1 การรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุน 3.2 ระบบการจัดการลงทุน 3.3 ระบบปฏิบัติการด้านงานสนับสนุน 3.4 ระบบการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน 3.5 ระบบการจัดทำและจัดเก็บเอกสารหลักฐาน หมวดที่ 4 ระบบการควบคุมภายใน หมวดที่ 1 โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) ______________________________ 1.1 การแบ่งแยกหน่วยงานและหน้าที่ความรับผิดชอบ วัตถุประสงค์ บริษัทจัดการต้องมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่สะท้อนให้เห็นถึงการแบ่งหน้าที่อย่างเป็นระบบระเบียบ โดยกำหนดภารกิจ กลยุทธ์ นโยบายและแผนการดำเนินงานในระดับบริษัทและหน่วยงานย่อยของบริษัทอย่างชัดเจนและสอดคล้องต่อหลักความไว้วางใจและหลักการกำกับดูแลกิจการจัดการที่ดี เพื่อมุ่งเน้นให้บริษัทจัดการสามารถจัดการลงทุนให้ผู้ลงทุนด้วยความซื่อสัตย์สุจริต ระมัดระวัง และคำนึงถึงประโยชน์ของลูกค้าก่อนประโยชน์ของบริษัทจัดการเอง ทั้งนี้ โครงสร้างองค์กรต้องมีความสอดคล้องกับสภาพ ขนาด และความซับซ้อนของการทำธุรกิจของบริษัท แนวทางปฏิบัติ 1. จัดให้มีแผนผังองค์กรเพื่อแสดงส่วนงานต่าง ๆ และสายการบังคับบัญชา เพื่อให้บุคลากรในองค์กรได้รับทราบและเข้าใจถึงโครงสร้าง บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กรและได้มีการจัดแบ่งหน่วยงานตามแผนผังองค์กรนั้นด้วย 2. จัดให้มีคำอธิบายลักษณะงานและหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานและตำแหน่งงานต่าง ๆ 3. จัดให้มีการแบ่งแยกหน่วยงานที่ทำหน้าที่จัดการลงทุนกับหน่วยงานที่ทำหน้าที่การปฏิบัติการด้านงานสนับสนุนอย่างชัดเจน เช่น หน่วยงานที่ทำหน้าที่ในด้านการติดต่อกับลูกค้าหรือด้านการส่งคำสั่งซื้อขายให้ broker (Front-office function) ควรจัดโครงสร้างโดยแบ่งแยกหน้าที่การปฏิบัติงานอย่างชัดเจนจากหน่วยงานที่ทำหน้าที่ในด้านการคำนวณมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน หรือ การชำระราคาหลักทรัพย์ (Back-Office function) โดยรวมถึงการปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงานที่แบ่งแยกดังกล่าวให้มีสายการรายงานต่อผู้รับผิดชอบที่ต่างกัน (Separate reporting line) รวมทั้งจัดให้มีผู้ที่รับผิดชอบด้านการบริหารความเสี่ยง 4. มีหน่วยงานที่กำกับดูแลและติดตามตรวจสอบการปฏิบัติงาน ที่เป็นอิสระจากฝ่ายจัดการและหน่วยงานอื่น 5. ส่งเสริมให้มีการปฏิบัติงานที่คำนึง และรักษาผลประโยชน์ที่ดีที่สุดให้แก่ลูกค้า โดยมีหลักการดังต่อไปนี้ (1) หลักความซื่อสัตย์สุจริต (Duty of Loyalty) (1) บริษัทจัดการควรจัดการลงทุนเพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดของลูกค้า และให้ความสำคัญแก่ประโยชน์ของลูกค้าเหนือผลประโยชน์ของตน เช่น การจัดการลงทุนให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ กรอบนโยบายการลงทุน และความคาดหวังของลูกค้า โดยใช้ความรู้ความสามารถเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพ ภายใต้สภาวการณ์แต่ละขณะ มีความเป็นอิสระในการตัดสินใจลงทุน และมีการกระจายการลงทุนเพื่อลดความเสี่ยงในการลงทุน เป็นต้น (2) บริษัทจัดการควรมีการปฏิบัติต่อลูกค้าทุกรายอย่างเป็นธรรม ไม่กระทำการใดๆ ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ เว้นแต่การทำธุรกรรมนั้นได้รับความยินยอมจากลูกค้า หรือตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด โดยบริษัทจัดการควรเปิดเผยข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องให้ลูกค้าทราบอย่างเพียงพอในการขอความยินยอมจากลูกค้า และเป็นธุรกรรมที่เป็นธรรมแก่ลูกค้าภายใต้สภาวการณ์นั้นๆ (3) การใช้สิทธิออกเสียงแทนกองทุน (4) การคำนวณมูลค่าทรัพย์สินของกองทุน ให้เป็นไปตามหลักวิชาการอันเป็นที่ยอมรับ หรือเป็นมาตรฐานสากล ทั้งนี้ เป็นไปตามที่สมาคมกำหนด (2) หลักความระมัดระวัง (Duty of Care) บริษัทจัดการควรมีการใช้ความระมัดระวังในการปฏิบัติหน้าที่จัดการลงทุน กล่าวคือ การที่บริษัทจัดการได้ใช้ความรู้ความสามารถ และความชำนาญเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพในการจัดการลงทุนจะพึงกระทำในสถานการณ์เช่นนั้น เช่น (1) การใช้บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับหน้าที่ (2) มีการเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจลงทุนแก่ลูกค้าอย่างครบถ้วนซึ่งรอบคลุมถึง ความเสี่ยงในการลงทุน ค่าบริการหรือค่าใช้จ่าย ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และภาระผูกพันต่างๆ และในกรณีที่เป็นการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดการลงทุนควรเปิดเผยให้แก่ผู้ถือหน่วยลงทุนทุกรายอย่างเท่าเทียมกัน (3) การใช้ข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานอ้างอิงที่เพียงพอ และเชื่อถือได้ในการตัดสินใจลงทุน (4) การตัดสินใจลงทุน มีการบริหารความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นได้ และกระทำอย่างสมเหตุสมผล เหมาะสมกับกองทุนในสถานการณ์นั้น (5) ลงทุนในตราสารทางการเงิน/สัญญาที่ชอบด้วยกฎหมายที่เกี่ยวข้อง (6) การคิดค่าใช้จ่ายทุกประเภทควรมีวัตถุประสงค์เพื่อการดำเนินการของกองทุน (7) มีการควบคุมดูแลตัวแทนทั้งหมด ทั้งนี้ ไม่รวมถึงผู้ได้รับใบอนุญาตประกอบธุรกิจหลักทรัพย์ประเภท LBDU ที่บริษัทจัดการได้มอบหมายให้ปฏิบัติงานแทน (8) การจัดทำทะเบียนสมาชิก/ผู้ถือหน่วยลงทุน มีการจัดทำอย่างถูกต้องและครบถ้วน (9) มีการสอบทานการดำเนินงาน 1.2 บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูง วัตถุประสงค์ โดยที่บริษัทจัดการเป็นตัวกลางที่ระดมเงินจากผู้ลงทุนรายย่อยเพื่อไปลงทุนในตลาดทุน จึงเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการได้รับความไว้วางใจ (Trust) และความรับผิดชอบ (Accountability) ต่อลูกค้าซึ่งเป็นเจ้าของเงิน ผู้บริหารระดับสูงจึงต้องมีบทบาทที่สำคัญในการกำหนดแนวนโยบายในการบริหารจัดการลงทุนโดยได้รับการพิจารณาให้ความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัท และจัดทำเอกสารแนวนโยบายดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจให้เป็นไปตามนโยบาย กฎหมาย รวมทั้งมาตรฐานและจรรยาบรรณในการประกอบธุรกิจ โดยให้ความสำคัญในการเสริมสร้างให้เกิด Compliance Culture เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้แก่ลูกค้าและอุตสาหกรรมโดยรวม แนวทางปฏิบัติ 1. ผู้บริหารระดับสูงควรจัดให้มีแผนกลยุทธ์ นโยบาย และเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจจัดการกองทุน ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยแผนระยะสั้นควรกำหนดเป็นเป้าหมายและหลักเกณฑ์/ปัจจัยในการประเมินผลที่ชัดเจนเป็นรูปธรรมเพื่อวัดผลสำเร็จของแผนงาน เช่น ผลประกอบการของกองทุน ผลประกอบการของบริษัทจัดการ ส่วนแบ่งการตลาด เป็นต้น ส่วนแผนระยะยาวควรแสดงให้เห็นถึงแนวทาง/ทิศทางในการดำเนินธุรกิจและแผนงานในอนาคต เช่น อัตราการเติบโตของธุรกิจในอีก 3-5 ปีข้างหน้า เป็นต้น 2. ผู้บริหารระดับสูงควรกำหนดนโยบายสำคัญ ๆ ในการกำกับดูแลการประกอบธุรกิจจัดการกองทุนที่เป็นลายลักษณ์อักษร โดยได้รับการพิจารณาเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัท อย่างน้อยในเรื่องดังต่อไปนี้ (1) ระบบการกำกับดูแลการบริหารและจัดการความเสี่ยง (Risk Management Oversight) โดยกำหนดนโยบายและหลักปฏิบัติในการบริหารความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุนเป็นลายลักษณ์อักษร และกำหนดผู้รับผิดชอบด้านการบริหารความเสี่ยงที่เป็นอิสระจากผู้ปฏิบัติงาน (2) การคำนวณมูลค่ายุติธรรมของตราสาร และการตรวจสอบฝ่ายจัดการว่าได้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด (3) การใช้สิทธิออกเสียง (Proxy Voting) ในฐานะผู้ถือหุ้น เพื่อรักษาประโยชน์ของกองทุน และเพื่อเป็นการแสดงเจตนารมณ์เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในการผลักดันให้บริษัทจดทะเบียนมี Corporate Governance ที่ดี (4) การรับลูกค้าและการทำธุรกรรมเพื่อลูกค้า เพื่อเป็นการป้องกันมิให้มีการใช้ธุรกิจกองทุนเป็นเครื่องมือในการฟอกเงิน ทั้งนี้ นโยบายในเรื่องดังกล่าวให้เป็นไปตามแนวปฏิบัติของสำนักงานเกี่ยวกับการจัดระบบงานบริหารความเสี่ยงในการใช้บริการธุรกิจหลักทรัพย์เป็นช่องทางในการฟอกเงิน (5) การป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในเรื่อง การลงทุนเพื่อเป็นทรัพย์สินของบริษัทจัดการ การทำธุรกรรมกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง การซื้อขายหลักทรัพย์ของพนักงาน และการรับผลประโยชน์ตอบแทนจากบริษัทนายหน้า (6) การลงทุนในตราสารอนุพันธ์ และตราสารที่เป็นนวัตกรรมทางการเงิน (7) การกำหนดแนวทางการรับและดำเนินการกับเรื่องร้องเรียน ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูงควรจัดให้มีกระบวนการในการแจ้งให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องรับทราบถึงนโยบายและหลักปฏิบัติดังกล่าว รวมทั้งมีการติดตามผลและปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายดังกล่าวอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ 3. กำหนดแนวทางในการกำกับดูแลการตรวจสอบให้เป็นไปตามนโยบายที่กำหนด ดังนี้ (1) สื่อสารให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องตระหนักถึงความจำเป็นและความสำคัญในการกำกับดูแลและตรวจสอบการประกอบธุรกิจ รวมทั้งมีการทำความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบายและแนวทางการปฏิบัติดังกล่าว (2) มอบหมายให้หัวหน้าส่วนงาน (Operational and business unit) ทำหน้าที่ติดตามควบคุมให้พนักงานในสังกัดของตนปฏิบัติตามนโยบายและแนวทางปฏิบัติดังกล่าว (3) กำหนดแนวทางพิจารณาดำเนินการหรือลงโทษเมื่อมีการฝ่าฝืนนโยบายแนวทางการปฏิบัติ โดยการพิจารณาดำเนินการหรือลงโทษควรให้มีเหมาะสมกับระดับความรุนแรงของการฝ่าฝืนด้วย หมวดที่ 2 ความพร้อมด้านบุคลากร ______________________________ วัตถุประสงค์ บริษัทจัดการต้องแสดงให้เห็นได้ว่ามีบุคลากรในจำนวนที่เพียงพอกับปริมาณธุรกิจ และมีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับหน้าที่ แนวทางปฏิบัติ 1. การวางแผนกำลังคนของแต่ละหน่วยงานที่แสดงให้เห็นได้ว่ามีความเพียงพอของจำนวนบุคลากรซึ่งปฏิบัติหน้าที่ในหน่วยงานต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งฝ่ายจัดการลงทุนควรมีจำนวนผู้จัดการกองทุนไม่น้อยกว่า 2 คน 2. การกำหนดรายละเอียดของงาน (Job description) โดยแสดงความชัดเจนว่าหน้าที่ในตำแหน่งต่างๆ มีอะไรบ้าง และจัดทำคู่มือหรือแนวทางการปฏิบัติงานของพนักงานที่เป็นปัจจุบัน 3. บุคลากรต้องปฏิบัติงานให้เป็นไปตามกฎหมายและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งจรรยาบรรณและมาตรฐานการประกอบวิชาชีพ ในกรณีที่เป็นการปฏิบัติหน้าที่ในส่วนงานที่เกี่ยวกับ Non-public information ควรกำหนดหลักปฏิบัติในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลด้วย 4. เกณฑ์ในการคัดเลือกบุคลากรของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งครอบคลุมถึงประวัติการศึกษาและประสบการณ์ทำงานที่เกี่ยวข้อง โดยบุคลากรต้องไม่มีประวัติการกระทำที่ขัดต่อจรรยาบรรณที่เกี่ยวข้อง 5. มีระบบในการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละหน่วยงาน 6. บุคลากรควรมีความรู้ ความเข้าใจในงานที่รับผิดชอบ เช่น พนักงานที่ทำหน้าที่ในการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน (Compliance officer) ควรมีความรู้ความเข้าใจลักษณะตราสารทางการเงินทุกประเภทที่กองทุนจะลงทุน การคำนวณมูลค่ายุติธรรม การบันทึกบัญชี และการเปิดเผยข้อมูล เป็นต้น รวมทั้งมีระบบพัฒนาบุคลากรของแต่ละหน่วยงาน 7. การให้ความสำคัญต่อความซื่อสัตย์ของพนักงาน 8. มีการกำหนดนโยบายและวิธีบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคล เช่น การว่าจ้าง การคัดเลือกบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ 9. การส่งเสริมให้พนักงานมีความรู้ ทักษะ และความสามารถในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงการประเมินความรู้ ความชำนาญในการปฏิบัติงาน และการพัฒนาความรู้ให้แก่บุคลากรเพื่อทันกับเทคโนโลยี วิทยาการที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง 10. มีการจัดสรรทรัพยากร เช่น อุปกรณ์สำนักงาน เครื่องคอมพิวเตอร์ Software เป็นต้น อย่างเพียงพอต่อบุคลากรและการประกอบธุรกิจ หมวดที่ 3 ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุน ____________________________ 3.1 การรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุน วัตถุประสงค์ บริษัทจัดการต้องมีหลักปฏิบัติในการรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนที่มีความชัดเจน และมีการตรวจสอบความถูกต้องของการรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนว่าเป็นไปตามที่กำหนดในหนังสือชี้ชวน เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือแก่ผู้ลงทุน แนวทางปฏิบัติ 1. การรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนของบริษัทจัดการ 1.1 การกำหนดวิธีการในการพิจารณาคำขอเปิดบัญชีและการทำสัญญากับลูกค้า โดยมีกระบวนการที่เพียงพอเพื่อตรวจสอบความมีตัวตนของลูกค้าและทำให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าเป็นบุคคลเดียวกับที่ปรากฏตามเอกสารหลักฐานที่ใช้ประกอบการขอเปิดบัญชี ทั้งนี้ วิธีการดังกล่าวควรสอดคล้องกับแนวปฏิบัติของสำนักงานเกี่ยวกับการจัดระบบงานบริหารความเสี่ยงในการใช้บริการธุรกิจหลักทรัพย์เป็นช่องทางในการฟอกเงิน 1.2 ขั้นตอนการรวบรวมคำสั่งซื้อขาย 1.3 วิธีการแก้ไขและบันทึกรายการที่ผิดพลาด เช่น ระยะเวลา หลักปฏิบัติ และผู้ปฏิบัติ 1.4 การสอบทานความถูกต้องครบถ้วนของการทำตามคำสั่งของลูกค้า 1.5 การควบคุมการรับและจ่ายเงิน รวมทั้งเอกสารหลักฐาน 1.6 การรวบรวมการจัดส่งเอกสารหรือหลักฐานทางการเงินให้บริษัทจัดการ 2. ตรวจสอบการปฏิบัติงานของส่วนงานที่ทำหน้าที่สนุบสนุนงานด้านผู้ติดต่อกับผู้ลงทุน 3. ตรวจสอบเรื่องความขัดแย้งทางผลประโยชน์ เช่น ตรวจสอบความถี่ในการซื้อขายหน่วยลงทุนเกินความเหมาะสม เป็นต้น 4. มีระบบควบคุมเวลาในการรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนให้เป็นไปตามที่กำหนดในหนังสือชี้ชวน เพื่อป้องกันปัญหาในการรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนที่เป็นการเอาเปรียบผู้ถือหน่วยรายอื่น (Late trading) 3.2 ระบบการจัดการลงทุน วัตถุประสงค์ บริษัทจัดการต้องมีระบบการจัดการลงทุน ที่มีขั้นตอนและวิธีการดำเนินการก่อนการลงทุนและภายหลังการลงทุนอย่างชัดเจน โดยมีการวิเคราะห์การลงทุนที่เหมาะสม ทั้งวิเคราะห์ในเชิงปริมาณ (Quantitative) เช่น การวิเคราะห์งบการเงิน เป็นต้น และวิเคราะห์ในเชิงคุณภาพ (Qualitative) เช่น การวิเคราะห์นโยบายของบริษัทของผู้ออกตราสารที่กองทุนจะไปลงทุน เป็นต้น เพื่อกำหนดระดับความเสี่ยงของตราสาร การวิเคราะห์ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับ การสร้างกลุ่มสินทรัพย์ลงทุน (Portfolio constructive) และการกำหนดระดับความปลอดภัยของเงินลงทุน รวมทั้งต้องจัดการลงทุนให้เป็นไปตามนโยบาย วัตถุประสงค์การลงทุน และอัตราส่วนการลงทุนของแต่ละกองทุน แนวทางปฏิบัติ 3.2.1 การพิจารณาการลงทุน (1) กำหนดโครงสร้างและบทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการลงทุน (2) กำหนดปัจจัยในการตัดสินใจลงทุน อย่างน้อยในเรื่องต่อไปนี้ - การวิเคราะห์ภาพรวมเศรษฐกิจทั้งภายในประเทศและต่างประเทศรวมถึงภาวะตลาดเงินและตลาดทุน ภาวะการเมืองและสังคม - การวิเคราะห์ภาวะอุตสาหกรรม - การศึกษาข้อมูลและวิเคราะห์ปัจจัยพื้นฐานของธุรกิจที่จะทำการลงทุน (3) กำหนดเกณฑ์ในการเลือกบทวิเคราะห์/วิจัยที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจลงทุน (4) กำหนดหลักเกณฑ์ในการเลือกสินทรัพย์แต่ละตัว/กลุ่มสินทรัพย์ที่ลงทุนในลักษณะ Active หรือ Passive* ที่ลดความเสี่ยงโดยการกระจายการลงทุน โดยมีความเข้าใจในผลตอบแทนจากสินทรัพย์แต่ละตัว/กลุ่มสินทรัพย์ที่ลงทุน รวมทั้งความเสี่ยงของสินทรัพย์แต่ละตัว/ความเสี่ยงของกลุ่มสินทรัพย์ ทั้งนี้ ควรมีการควบคุมดูแลให้เป็นไปตามอัตราส่วนการลงทุนที่ลูกค้า/กองทุนกำหนด และข้อกำหนดตามกฎหมาย (5) กำหนดหลักปฏิบัติในการดำรงสภาพคล่องของกองทุน อย่างน้อยเป็นไปตามแนวปฏิบัติการบริหารสภาพคล่องของสำนักงาน (6) กำหนดหลักปฏิบัติในการบันทึกเหตุผลที่จะแสดงให้เห็นได้ว่าผู้จัดการกองทุนมีการตัดสินใจลงทุนอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ เช่น ระบุได้ว่าจะใช้ข้อมูลจากแหล่งใดบ้าง พิจารณาบทวิเคราะห์/วิจัย Model ใด มีการศึกษาข้อมูลอย่างไร ใช้ประเด็นใดในการพิจารณาเลือกลงทุน เหตุผลของการเปลี่ยนแปลงแบบแผนการลงทุนของผู้จัดการกองทุนที่แตกต่างไปจากผลสรุปของคณะกรรมการการลงทุน เป็นต้น 3.2.2 หลักปฏิบัติในการส่งคำสั่งซื้อขาย (1) กำหนดเกณฑ์ในการคัดเลือกบริษัทนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ เช่น research, market information, best dealing and execution หรือ preservation of confidentiality (2) บริษัทจัดการควรทำธุรกรรมในฐานะที่เป็นตัวแทนของลูกค้า โดยตัดสินใจลงทุนหรือส่งคำสั่งซื้อขายเพื่อให้ได้ผลประโยชน์หรือเงื่อนไขที่ดีที่สุด ภายใต้สภาวการณ์ในขณะนั้น ๆ (Best execution) (3) มีวิธีปฏิบัติในการจัดสรรการลงทุนให้มีความเสมอภาคและยุติธรรมสำหรับลูกค้า/กองทุน (Fair allocation) เช่น มีการบันทึกการจัดสรรการลงทุนก่อนที่จะทำการซื้อขายหลักทรัพย์ การจัดสรรหลักทรัพย์ภายหลังจากการซื้อขายเพื่อให้เป็นไปตามบันทึกการจัดสรรก่อนหน้านี้ และเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงการจัดสรรการลงทุนใหม่ หรือการจัดสรรการลงทุนในกรณีที่ไม่เป็นไปตามบันทึกการจัดสรรก่อนการลงทุน 3.2.3 การดูแลและควบคุมการลงทุน (1) มีระบบในการเตือน (Early Warning) เพื่อให้การลงทุนเป็นไปตามอัตราส่วนการลงทุนของแต่ละโครงการ (2) ตรวจสอบการลงทุนเพื่อให้เป็นไปตามนโยบายการลงทุน ประเภทหลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่ลูกค้า/กองทุนอนุญาตให้ลงทุนได้ สัดส่วนการลงทุนที่ลูกค้า/กองทุนกำหนด รวมทั้งข้อกำหนดตามกฎหมาย (3) มีระบบการบริหารความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น (4) การกำหนดให้มีการประชุมคณะกรรมการการลงทุนอย่างน้อยเดือนละ 2 ครั้ง เพื่อให้มีการทบทวนและตามผลการดำเนินงาน รวมทั้งมีเครื่องมือในการวัด ติดตาม และควบคุมความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการลงทุนอย่างสม่ำเสมอ โดยมีการจัดทำและจัดเก็บรายงานการประชุมของคณะกรรมการการลงทุนเป็นลายลักษณ์อักษร (5) มีหลักปฏิบัติในการจัดการลงทุนกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดและอาจก่อให้เกิดผลลบต่อสถานะการลงทุนของลูกค้า/กองทุน เช่น ผู้ลงทุนมีการไถ่ถอนหน่วยลงทุนเป็นจำนวนมาก เนื่องจากมีความตื่นตระหนก หรือผู้ออกตราสารไม่สามารถชำระเงินต้นและดอกเบี้ยภายในระยะเวลาที่กำหนด รวมทั้งมีการทบทวนหรือทดสอบมาตรการที่จัดไว้ (6) มีวิธีการจัดการและแก้ไขโดยพลันเมื่อพบข้อผิดพลาด และมีระบบป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นอีก 3.3 ระบบการปฏิบัติงานด้านงานสนับสนุน (Back Office) 3.3.1 การจัดตั้งกองทุน และการจัดทำหนังสือชี้ชวน วัตถุประสงค์ บริษัทจัดการต้องประเมินความพร้อมและมีความรอบคอบในการจัดตั้งกองทุน เพื่อดูว่าการจัดตั้งกองทุนเป็นไปตามกฎหมายและประกาศที่เกี่ยวข้อง และมีการจัดทำรายละเอียดโครงการจัดการกองทุนรวม/เอกสารประกอบการชักชวนลูกค้าที่มีความชัดเจนเพียงพอและสามารถเข้าใจได้ง่าย เพื่อจัดตั้งกองทุนให้ผู้ลงทุนสามารถตัดสินใจเลือกลงทุนในกองทุนที่เหมาะสมกับความต้องการได้ แนวทางปฏิบัติ 1. มีการประเมินความพร้อมในการจัดตั้งกองทุนให้เป็นไปตามกฎหมายและประกาศเกี่ยวข้อง โดยดูจากแผนงานในการจัดตั้งกองทุน คู่มือ หรือ Check list ในการปฏิบัติงาน และการรายงานผลการปฏิบัติงาน 2. วิธีการจัดตั้งกองทุนรวมมีความสอดคล้องกับลักษณะของกองทุนรวม ดังนี้ 2.1 กรณีที่เป็นกองทุนรวมเพื่อผู้ลงทุนทั่วไป (Retail fund) มีแผนงานที่จะเสนอขายให้แก่ประชาชนทั่วไปในวงกว้าง เช่น การจำหน่าย การโฆษณา ประชาสัมพันธ์ และการประมาณการค่าใช้จ่าย เป็นต้น 2.2 กรณีเป็นกองทุนรวมเพื่อผู้ลงทุนประเภทสถาบัน (Non-retail fund) มีแผนงานที่จะเสนอขายให้แก่ผู้ลงทุนสถาบันตามที่สำนักงานประกาศกำหนด 3. การจัดตั้ง/จัดการกองทุน กองทุนรวม - รายละเอียดโครงการจัดการกองทุนรวมที่มีความชัดเจนเพียงพอที่จะทำให้ผู้ลงทุนสามารถเข้าใจถึงนโยบายการลงทุน หลักทรัพย์หรือทรัพย์สิน หรือสัญญาที่กองทุนจะลงทุน ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนชนิดของหน่วยลงทุน วิธีการซื้อขายหน่วยลงทุน ค่าธรรมเนียมหรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ผู้ลงทุนสามารถตัดสินใจเลือกลงทุนในกองทุนรวมที่เหมาะสมกับความต้องการได้ - มีระบบในการเข้าถึงระบบในการยื่นรายละเอียดโครงการเพื่อขอจัดตั้งกองทุนรวมของสำนักงานกองทุนส่วนบุคคล - จัดทำสัญญาการจัดการกองทุนส่วนบุคคล ซึ่งประกอบด้วยสาระสำคัญอย่างน้อยดังต่อไปนี้ (1) สิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบของบริษัทจัดการ (2) ประเภท อัตรา และวิธีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ค่าตอบแทนอื่นใด หรือค่าใช้จ่ายในการจัดการกองทุนส่วนบุคคล ทั้งนี้ ในกรณีที่เป็นการคิดค่าธรรมเนียมการจัดการแบบ performance fee ให้มีการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดวิธีการคิดและการตัดจ่ายค่าธรรมเนียม พร้อมแสดงตัวอย่างการคำนวณ (3) นโยบายการลงทุนและข้อจำกัดในการลงทุน (4) วันเริ่มต้น และวันสิ้นสุดของสัญญา (5) วิธีการแต่งตั้งผู้รับฝากทรัพย์สิน (6) ข้อมูลที่ควรเปิดเผยให้ลูกค้าทราบ และการกำหนดระยะเวลาที่เปิดเผยข้อมูลดังกล่าว 6.1 ข้อมูลที่เกี่ยวกับสิทธิของลูกค้า 6.2 ข้อมูลเกี่ยวกับกองทุนส่วนบุคคล 6.3 รายงานเกี่ยวกับการลงทุน หรือการก่อภาระผูกพันตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานกำหนด 6.4 การทำธุรกรรมที่ควรได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกค้าตามที่สำนักงานกำหนด 6.5 ข้อมูลอื่นใดที่บริษัทจัดการและลูกค้าตกลงกันให้เปิดเผยเพิ่มเติม (7) เงื่อนไขในการเปลี่ยนแปลงแก้ไขสัญญา การต่ออายุสัญญา และการยกเลิกสัญญา (8) กำหนดเวลาและวิธีการจ่ายผลประโยชน์ให้แก่ลูกค้าในระหว่างที่สัญญายังมีผลใช้บังคับ (9) หลักปฏิบัติในการลงทุนในหลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ (10) คำเตือนเกี่ยวกับความเสี่ยงของลูกค้าว่าอาจไม่ได้รับเงินทุนและผลประโยชน์คืนเท่ากับจำนวนเงินทุนที่ได้มอบหมายให้บริษัทจัดการจัดการลงทุน 4. หนังสือชี้ชวน มีหลักปฏิบัติในการสอบทานความถูกต้องครบถ้วนในหนังสือชี้ชวน 5. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงการจัดการกองทุนรวม การเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงการจัดการกองทุนรวมโดยมติของผู้ถือหน่วยลงทุน จะต้องไม่ขัดต่อกฎหมาย และหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งบริษัทจัดการควรมีความระมัดระวัง และตรวจสอบความถูกต้องในขั้นตอนขอมติ การตรวจนับมติ การรายงานสรุปมติเพื่อการยื่นขอเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงการโดยควรมีแนวปฏิบัติอย่างน้อย ดังนี้ 5.1 มีคู่มือ หรือ Check list เพื่อใช้ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงการจัดการกองทุนรวมว่ากรณีใดควรขอ หรือไม่ขอมติผู้ถือหน่วยลงทุน 5.2 มีวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของรายชื่อผู้ถือหน่วยที่มีสิทธิแสดงมติและจำนวนหน่วยกับจดหมายที่ส่งถึงผู้ถือหน่วยลงทุน 5.3 มีวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นและอำนาจของผู้ลงนาม 5.4 มีการรายงานสรุปมติผู้ถือหน่วยลงทุน 3.3.2 การกำหนดค่าธรรมเนียม และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวกับกองทุน (ยังมีต่อ)